La première règle à observer sont de tenir compte des accords de branche et de la convention collective.
Selon votre code APE, vous aurez obligation de couvrir vos salariés en gardant la liberté de choix de l'assureur, ou êtes libres ne pas souscrire de complémentaire santé.

L'entreprise peut souscrire 2 types de contrat

Contrat collectif Facultatif

Chaque salarié est libre d'adhérer. Le contrat est géré comme plusieurs contrats individuels bénéficiant des avantages que l'entreprise a obtenu auprès de l'assureur pour ses salariés.

Contrat Collectif Obligatoire

Il offre à l'entreprise la possibilité de couvrir l'ensemble de ses salariés ou l'ensemble des salariés appartenant à une même catégorie (Ex : Collège Cadre).
L'entreprise d'une part, et les salariés d'autre part, bénéficient des avantages fiscaux liés à cette catégorie de contrat, conformément à l'art 83 du Code Général des Impôts et à la loi EVIN du 31/12/89.
En termes simplifiés, la part de cotisation versée à l'assureur n'est pas soumise à charges sociales pour l'entreprise ou le salarié, et n'est pas soumise à l'impôt sur le revenu pour le salarié (cela revient à diminuer le coût net d'acquisition d'environ 40 € par rapport à un contrat facultatif ou une solution individuelle). Les anciens salariés et notamment les retraités ont la possibilité de conserver leur couverture à des conditions privilégiées.
Le caractère obligatoire de l'adhésion à ce contrat implique un accord de branche ou d'entreprise, ou bien un referendum, pour qu'il s'applique à tous (une tolérance de 25 % de l'effectif assuré peut être acceptée après étude). Il implique une participation financière de l'entreprise.

La réforme 2005 Douste-Blazy

L'esprit de la réforme 2005 Douste-Blazy est de responsabiliser les patients dans leur dépense en limitant les remboursements des organismes complémentaires au travers d'un contrat dit : Responsable.
Les organismes complémentaires auront la liberté de proposer à leur client des contrats responsables aux remboursements encadrés ou des contrats libres. En contrepartie, le contrat responsable bénéficiera d'une fiscalité avantageuse. Il est applicable depuis le 1er janvier 2006.

Le contrat responsable

• Ne devra pas rembourser la franchise de 1 € sur les consultations et analyses.
• Ne devra pas rembourser certaines majorations du Ticket Modérateur hors parcours de soin.
• Devra rembourser certains soins avec un taux minimum.

La fiscalité

• Exonération de la taxe spéciale sur les conventions d'assurance (§15 de l'art 955 du CGI)
• Déductibilité du revenu fiscal imposable des cotisations versées (dans le cadre de l'impôt sur le revenu IRPP) dans la limite de 7 % du Pass (soit 2113 € en 2005) + 3 % de la rémunération annuelle brute (art 83 du CGI)
• Bénéficie du régime de crédit d'impôt pour les contrats individuels
• Déductions fiscales dans le cadre de la loi « Madelin » pour le professionnel indépendant (art 154 bis du CGI)
• Éxonération des charges sociales patronales et salariales sur les cotisations versées liées au régime de prévoyance complémentaire (art L242-1 CSS). Plafond d'exonération : 6 % du Pass (soit 1812 € en 2005) + 1,5 % de la rémunération annuelle brute.

L'entreprise peut souscrire un contrat global pour l'ensemble de ses salariés, ou souscrire des contrats différents par catégorie de personnel en général identifiés par le collège : Cadre ou Non Cadre.
La différentiation par collège permet de moduler le niveau de garanti (qui détermine le coût de cotisation) en fonction du niveau moyen de revenu du collège auquel on s'adresse. Il est ainsi fréquent d'offrir une garantie plus élevée et plus onéreuse à ses cadres qu'à ses non cadres.

Cotisation solidaire ou réelle

La plupart des compagnies offrent le choix de la méthodologie de calcul de la cotisation. En règle général, quel que soit le choix de l'entreprise, le coût total d'assurance est similaire pour la population assurée, mais la ventilation des cotisations par salarié peut être très différente.
Vous pourrez choisir un barème solidaire avec transfert de coût des jeunes vers les moins jeunes, des célibataires vers les familles ou choisir un barème réel pour lequel chaque catégorie d'assuré paye en fonction de sa catégorie de dépense.

Règles de calcul

Il existe quelques grandes règles tarifaires classées du plus solidaire au plus réel.

Cotisation en  % du salaire

Chaque salarié paye en fonction de ses revenus, qu'il soit jeune ou vieux, qu'il soit célibataire ou en famille. Ce mode tarifaire est souvent réservé aux très grosses entreprises.

Cotisation Unique

Chaque salarié paye le même montant, qu'il soit jeune ou vieux, qu'il soit célibataire ou en famille.

Cotisation par Composition Familiale

La cotisation est fonction du nombre de personnes par famille :

• composition Adulte-Enfant ou Adulte Isolé,
• composition Couple ou Famille.

Cotisation par Âge et par Tête

La cotisation est fonction de l'âge et du nombre de personnes par famille. Il s'agit de la subdivision tarifaire qui s'approche au plus près, par catégorie d'individus, du rapport entre le montant des cotisations et le montant des remboursements.

Durée minimum

Une mutuelle ou une compagnie d'assurance signe un contrat avec une entreprise pour une durée minimum de 2 ans en proposant un barème de cotisation pour la population assurée. Ce barème s'appuie sur une consommation statistique moyenne.

Compétitivité du contrat

Chaque année, la Loi Evin impose aux assureurs de fournir les statistiques globales pour l'entreprise avec notamment le montant des cotisations globalement perçues et le montant des prestations globalement versées. Vous pourrez ainsi mesurer la compétitivité de votre contrat, ou la tendance à la consommation médicale globale de vos salariés.

Augmentation progressive des cotisations

De son côté, l'assureur pourra augmenter progressivement ses tarifs de façon à trouver un équilibre financier au contrat. L'entreprise est libre de refuser chaque année, après la deuxième année, l'augmentation et de quitter le contrat en observant un préavis de 2 mois.

Côté assureur

L'assureur est également libre de ne pas renouveler le contrat au-delà de 2 ans en observant un préavis de 2 mois contrairement à un contrat avec un particulier que l'assureur ne peut pas résilier. La norme commune constate que si la marge dégagée par le contrat entreprise est inférieure à 10 %, l'assureur n'a pas intérêt à vous conserver comme client. Entre 10 % et 20 % de marge par contrat, vous pouvez considérez votre relation avec l'assureur comme normale. Toutefois, si les contrats de grosses entreprises sont suivis individuellement, les contrats de PME sont regroupés dans un ensemble plus vaste qui doit trouver son équilibre financier.

L'employeur doit prendre en charge une partie de la cotisation de la complémentaire santé lorsqu'il agit dans le cadre d'un contrat obligatoire. Son taux de participation est libre. Toutefois, la norme est une participation de 50 %.

Les compagnies proposent fréquemment des remises sur cotisation en fonction de la taille de l'entreprise. Nos calculs de cotisation affichés sur le site intègrent déjà ces remises.
Lorsqu'une entreprise dépasse 50 salariés, le site n'affichera pas de montant de cotisation. Un devis spécifique doit être réalisé. L'assureur s'écarte des barèmes tarifaires standards afin d'adapter sa tarification au profil de l'entreprise. Sachez qu'une entreprise avec une moyenne d'âge élevée coûtera probablement plus chère qu'une entreprise avec une moyenne d'âge basse.

La prévoyance

Une Complémentaire Santé s'accompagne souvent d'un contrat de Prévoyance : Indemnité Journalière, Retraite Complémentaire... Lorsque vous souscrivez la Prévoyance en même temps que la Complémentaire Santé, les assureurs savent faire un geste commercial.

Exclusivité commerciale

La proposition commerciale qu'il effectuera sera validée par la société d'assurance avec qui il travaille en étroite collaboration. Il est d'ailleurs peu probable que vous obteniez des tarifs différents pour une proposition strictement identique si vous alliez voir 2 courtiers différents représentant la même marque.

C'est pourquoi, la plupart des courtiers vous réclameront un document de représentation exclusive pour représenter votre entreprise auprès d'une compagnie d'assurance.
Vous devez reconnaître cette exclusivité commerciale pour une marque d'assurance précise comme une simple protection commerciale visant à faire bénéficier de la rémunération de courtage celui qui a effectué le travail dans le cas où vous choisiriez cette compagnie.